Sichere E‑Mail‑Kommunikation für Kanzleien und im Consulting

Kanzleien können vertrauliche Mandantendaten sicher per E-Mail versenden, indem sie den benötigten Schutz nicht allein den einzelnen Mitarbeitenden überlassen. Eine zentrale Sicherheitslösung kann ausgehende E-Mails anhand definierter Richtlinien prüfen und abhängig von Empfänger, Schutzbedarf und technischen Voraussetzungen einen geeigneten Versandweg wählen. Dabei können unterschiedliche Verfahren wie qualifizierte Transportverschlüsselung, S/MIME oder alternative abgesicherte Zustellwege kombiniert werden. So entsteht ein einheitlicher Prozess für sichere E-Mail-Kommunikation, ohne dass bei jeder Nachricht manuell über die passende Verschlüsselung entschieden werden muss.

Nein. Ein Mandantenportal kann ein sinnvoller sicherer Versandweg sein, ist aber nicht für jede Kommunikation erforderlich. Sind auf Empfängerseite die notwendigen technischen Voraussetzungen vorhanden, kann eine E-Mail auch direkt über einen entsprechend abgesicherten E-Mail-Weg zugestellt werden. Erst wenn der gewünschte Schutz über den normalen E-Mail-Verkehr nicht erreicht werden kann oder tatsächlich nur einzelne Personen den E-Mail-Inhalt lesen dürfen, müssen alternative Verfahren wie ein Web-Portal oder ein Passwortverfahren zum Einsatz kommen. Für Kanzleien bedeutet das: Zusätzliche Schritte für Mandanten entstehen nur dort, wo sie technisch oder aufgrund des erforderlichen Schutzniveaus notwendig sind.

S/MIME ist ein etabliertes Verfahren zur Inhaltsverschlüsselung von E-Mails, setzt jedoch entsprechende Zertifikate und technische Unterstützung auf beiden Seiten voraus. Unterstützt ein Mandant S/MIME nicht, muss die Nachricht deshalb nicht zwangsläufig unverschlüsselt versendet werden. Eine zentrale Versandlogik kann prüfen, welche alternative sichere Zustellmöglichkeit für den jeweiligen Empfänger zur Verfügung steht – beispielsweise eine abgesicherte Übertragung zum E-Mail-Server, ein Passwortverfahren oder eine Bereitstellung über ein Web-Portal. So kann E-Mail-Verschlüsselung auch bei sehr unterschiedlichen technischen Voraussetzungen der Mandanten einheitlich gesteuert werden.

Transportverschlüsselung schützt eine E-Mail während der Übertragung zwischen beteiligten Mailservern. Sie unterscheidet sich damit von einer Inhaltsverschlüsselung wie S/MIME, bei der die eigentliche Nachricht verschlüsselt wird. Für die sichere E-Mail-Kommunikation von Kanzleien kann die qualifizierte Transportverschlüsselung ein wichtiger Bestandteil sein – allerdings nur dann, wenn sich die definierten Sicherheitsanforderungen für die Verbindung technisch prüfen und durchsetzen lassen: Unterstützen Sender und Empfänger die qualifizierte Transportverschlüsselung, kann auf dem Transportweg ein mit S/MIME vergleichbares Schutzniveau erreicht werden.

In einer übergeordneten Sicherheits- und Versandlogik kann sie durch eine Inhaltsverschlüsselung ergänzt werden, wenn der Empfänger technisch nicht über dieselben Standards verfügt. So kann sichergestellt werden, dass für jede E-Mail ein geeigneter verschlüsselter Versandweg genutzt wird. KanzleiSECUREMAIL übernimmt dies in der Standardkonfiguration automatisch durch die Verknüpfung von Transport- und Inhaltsverschlüsselung.

beA und beSt sind spezialisierte Kommunikationswege für bestimmte Bereiche des elektronischen Rechts- beziehungsweise Steuerverkehrs. Sie ersetzen jedoch nicht die gesamte E-Mail-Kommunikation einer Kanzlei. Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften kommunizieren weiterhin per E-Mail mit Mandanten, Banken, Unternehmen, Geschäftspartnern und weiteren externen Stellen. Eine Lösung für sichere E-Mail-Kommunikation ergänzt diese spezialisierten Systeme deshalb dort, wo reguläre E-Mails mit vertraulichen Informationen versendet werden. Ziel ist ein einheitlich abgesicherter Prozess für die alltägliche externe Kommunikation außerhalb der jeweiligen Fachverfahren.

Statt Mitarbeitende bei jeder E-Mail selbst über das geeignete Sicherheitsverfahren entscheiden zu lassen, kann die Steuerung zentral über definierte Richtlinien erfolgen. Ein E-Mail-Security-Gateway prüft ausgehende Nachrichten und berücksichtigt dabei beispielsweise Empfänger, erforderliches Schutzniveau und verfügbare Übertragungsverfahren. Anschließend wird der passende Versandweg automatisch gewählt oder der Versand gestoppt, wenn eine festgelegte Sicherheitsregel nicht eingehalten werden kann. Mitarbeitende können dadurch weitgehend im gewohnten E-Mail-Programm arbeiten, während die Vorgaben für sichere E-Mail-Kommunikation organisationsweit einheitlich umgesetzt werden.