Urteil zu Nachweis von fristgerechter E-Mail-Zustellung

Der Absender einer E-Mail trägt die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die E-Mail beim Empfänger eingegangen ist. So lautet das Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln vom 11. Januar 2022.

Ausgangspunkt für das Verfahren war der Streit um eine Darlehensrückzahlung, die von einer fristgemäß versendeten E-Mail abhing. So wurde über die Frage entschieden, ob die versendete E-Mail im Postausgangsordner als Nachweis für die Fristeinhaltung einer vertraglich vereinbarten E-Mail-Zustellung ausreichend ist, bzw. einen sog. Anscheinsbeweis für den fristgemäßen Zugang der E-Mail beim Empfänger begründet.

Was war passiert?

Der Absender gab im Prozess an, die fragliche E-Mail einen Tag vor Ablauf der vertraglichen Frist versendet zu haben und nahm an, da er keine Unzustellbarkeits-Benachrichtigung erhalten hatte, dass die E-Mail dem Empfänger fristgerecht zugestellt wurde. Dieser erhielt die entsprechende E-Mail allerdings erst 3 Tage später in seinem Posteingang und damit nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Frist.

Das Landesarbeitsgericht Köln entschied hier folgendermaßen:

• Die Beweislast für den Zugang einer E-Mail liegt stets beim Absender.
• Das bloße Absenden der E-Mail begründet keinen Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger. Denn es besteht die Möglichkeit, dass die versendete Nachricht aufgrund technischer Ursachen nicht beim Empfänger eingeht.
• Der Absender trägt die Risiken des Versandweges und die Nachweispflicht, da er die Art der Übertragung wählt (der postalische Versand wäre vertraglich zulässig gewesen)

Technische Einordnung von comcrypto

E-Mail-Übertragung basiert auf dem asynchronen SMTP-Protokoll. An der Übertragung sind stets mehrere Systeme – sowohl des Absenders als auch des Empfängers – beteiligt, z.B. typischerweise:

Jedes dieser Systeme arbeitet, etwa für die Behandlung von temporären Fehlerfällen auf dem jeweils nächsten Mail-System, mit internen Mail-Warteschlangen. Versendete E-Mails können also auf jedem der beteiligten Systeme für mehrere Sekunden, Minuten oder bei technischen Problemen auch Stunden (abhängig von der sog. Queue Lifetime des Systems manchmal auch Tage) zwischengespeichert werden.  Daher ist das Absenden im E-Mail-Client technisch kein Beleg dafür, dass die E-Mail auch erfolgreich in IT-Systeme der Empfänger-Seite übertragen wurde, denn die E-Mail könnte sich auch noch in Warteschlagen der Absender-Systeme befinden.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Fristwahrung ist also, dass vor Ablauf der Frist die E-Mail in den IT-Zuständigkeitsbereich des Empfängers überstellt wird, äquivalent zur rechtzeitigen postalischen Zustellung in den Briefkasten des Empfängers.

Aus unserer Sicht bleibt unklar, warum im vorliegenden Rechtsstreit die technischen Logs des Absender-MTAs nicht geprüft oder als Beweismittel herangezogen wurden. Möglicherweise waren diese nicht verfügbar.

Unsere Lösung: Zustellnachweis mit comcrypto MXG

Das E-Mail-Gateway comcrypto MXG wurde für die sichere E-Mail-Übertragung bis zum Empfängerserver konzipiert. Es übernimmt dabei für den Absender die Rolle des MTA, also des letzten Systems auf Absender-Seite.

Entsprechend führt comcrypto MXG die Kommunikation mit dem Empfänger- Server und prüft und protokolliert im Zuge der TLS-Sicherheitsanalyse dessen Identität. MXG stellt also sicher, dass der Empfänger-Server tatsächlich zum Verantwortungsbereich des Empfängers zählt.

Comcrypto MXG protokolliert ebenso die Datenübertragung per SMTP an den Empfänger-Server und speichert dessen Empfangs-Quittierung ab, welche einen dedizierten Schritt im SMTP-Protokoll darstellt. Ab dem Moment der Quittierung liegt die versandte Mail nachweisbar im Verantwortungsbereich des Empfängers.

Im Falle von Fehlern bei der Zustellung zwischen den Absender-Systemen (z.B. zwischen Mail-Server und MTA) kann es natürlich trotzdem vorkommen, dass es ungeplante Verzögerungen gibt. In der Praxis sind Verzögerungen aber vor allem bei der Zustellung an den Empfänger-Server zu beobachten.

Beim Einsatz von comcrypto MXG als Versand-MTA gilt: Sobald das MXG die zu versendende E-Mail entgegengenommen hat, ist der Zustell-Status zu jeder Zeit nachvollziehbar und die erfolgreiche Zustellung kann nachgewiesen werden.

Im vorliegenden Rechtsstreit hätte die fristgerechte Zustellung an den Empfänger-Server also vermutlich ohne Probleme nachgewiesen und die immensen wirtschaftlichen Folgen verhindert werden können.

Weitere Informationen zur sicheren, rechtskonformen und im Vergleich zu traditioneller Verschlüsselung sehr günstigen E-Mail-Übertragung mit comcrypto MXG und der adaptiven Verschlüsselung, finden Sie auf unseren Produkt-Seiten.