kanzleiSECUREMAIL
Sichere ausgehende E‑Mail-Kommunikation für Kanzleien
Vorkonfiguriert auf Basis von comcrypto MXG.
kanzleiSECUREMAIL ist die auf Kanzleiorganisationen zugeschnittene Lösung für sichere ausgehende E-Mail-Kommunikation.
Im Hintergrund prüft kanzleiSECUREMAIL, welcher Versandweg für den konkreten Empfänger und Schutzbedarf geeignet ist – und wendet das passende Verfahren nach zentral definierten Regeln an.
Zentral steuerbar, nachvollziehbar und so einfach wie möglich für Kanzlei und Empfänger.
Was ist kanzleiSECUREMAIL?
kanzleiSECUREMAIL ist eine vorkonfigurierte Ausprägung von comcrypto MXG für Kanzleien.
Die Lösung verbindet zentrale Regeln mit Sicherheitsverfahren für den E‑Mail-Versand – je nach Ausbaustufe und gewünschtem Sicherheitsniveau.
Im Mittelpunkt steht nicht ein einzelnes Verfahren, sondern eine steuerbare Versandlogik:
- E‑Mails werden mithilfe der Sicherheitsvorgaben der Kanzlei geprüft.
- Für jede ausgehende Nachricht wird automatisch ermittelt, welches Sicherheitsverfahren eingesetzt wird.
- Wenn der direkte Versandweg nicht ausreicht, greifen definierte Alternativen.
- Übertragungs- und Empfangsinformationen werden als digitaler Zustellnachweis dokumentiert.
Der Unterschied zu einer reinen Portal- oder Verschlüsselungslösung: kanzleiSECUREMAIL erzwingt nicht dieselbe Methode bei jeder E-Mail. Stattdessen wird pro Versandvorgang geprüft, welcher sichere Weg angemessen und technisch möglich ist. Der Zustellstatus bleibt dabei immer nachvollziehbar.
Für den Kanzleialltag vorkonfiguriert
KanzleiSECUREMAIL wurde auf Basis von comcrypto MXG gemeinsam mit netgo tax, einem auf Kanzleien spezialisierten IT-Dienstleister, entwickelt. Dabei wurden typische Anforderungen aus dem Kanzleialltag direkt in die Konzeption der Lösung einbezogen.
Unterschiedliche Empfänger
Die technische Ausstattung auf Empfängerseite reicht in der Praxis vom professionell betriebenen Mail-System bis zum privaten Postfach ohne zusätzliche Verschlüsselungsfunktionen.
kanzleiSECUREMAIL unterstützt eine adaptive Versandlogik, die diese Unterschiede berücksichtigt.
Zentrale Regeln
Die Kanzlei definiert, welche Schutzanforderungen gelten und welche Verfahren eingesetzt werden sollen. Mitarbeitende müssen nicht bei jeder vertraulichen E‑Mail neu entscheiden.
Praktische Fallbacks
Wenn der direkte sichere Versandweg nicht ausreicht, greifen definierte Alternativen.
In der Basisvariante stehen hierfür verschlüsselte Anhänge zur Verfügung, erweiterte Verfahren wie WebPortal-Zustellung oder zusätzliche Verschlüsselungsoptionen können je nach Ausbaustufe ergänzt werden.
So funktioniert der Versand
Sichere Mandantenkommunikation soll im Hintergrund zuverlässig gesteuert werden, ohne den gewohnten E-Mail-Prozess unnötig zu verändern.
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E‑Mail schreiben
Mitarbeitende erstellen die Nachricht wie gewohnt in ihrem E‑Mail-Client.
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Automatisch prüfen
kanzleiSECUREMAIL prüft im Hintergrund Empfängerfähigkeit, definierte Sicherheitsregeln und den erforderlichen Versandweg.
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Passendes Verfahren anwenden
Je nach Konfiguration wird die E‑Mail sicher zugestellt – zum Beispiel über einen geeigneten direkten Versandweg oder über ein definiertes Fallback-Verfahren wie einen verschlüsselten Anhang. Weitere Verfahren können je nach Ausbaustufe eingebunden werden.
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Zustellung nachvollziehen
kanzleiSECUREMAIL übernimmt als digitales Postausgangs-System die Kommunikation mit dem E‑Mail-Server des Empfängers und dokumentiert relevante Übertragungs- und Empfangsinformationen.
Für Mitarbeitende bleibt der Prozess einfach. Für die Organisation wird der Versand steuerbar und nachvollziehbar.
Digitaler Zustellnachweis für fristgebundene Kommunikation
In Kanzleien ist nicht nur entscheidend, dass vertrauliche Informationen sicher übertragen werden. Häufig muss auch nachvollziehbar sein, ob und wann eine E‑Mail technisch an den Empfänger-Server übergeben wurde.
kanzleiSECUREMAIL protokolliert die Kommunikation mit dem E‑Mail-Server des Empfängers einschließlich der Empfangsquittierung. Dadurch ist der Zustellstatus jederzeit nachvollziehbar.
Das ist besonders relevant bei fristgebundener oder streitanfälliger Kommunikation, zum Beispiel bei Unterlagen, Stellungnahmen, Nachweisen, Prüfungsinformationen oder anderen zeitkritischen Mandantenvorgängen.
So erhalten Kanzleien nicht nur einen sicheren Versandweg, sondern auch einen digitalen Zustellnachweis für die spätere Nachvollziehbarkeit.
Qualifiziertes TLS: sicher im normalen E-Mail-Prozess
Nicht jede vertrauliche E-Mail muss über ein Portal oder als verschlüsselter Anhang zugestellt werden. Gerade Unternehmensmandanten, Behörden und andere professionelle Empfänger verfügen häufig über eine E-Mail-Infrastruktur, die eine sichere direkte Zustellung ermöglicht.
Der entscheidende Baustein dafür ist die qualifizierte Transportverschlüsselung (qTLS). kanzleiSECUREMAIL prüft vor der Übertragung, ob der Empfänger-Server definierte Sicherheitsanforderungen erfüllt. Ist das der Fall, wird die E-Mail sicher von Server zu Server übertragen – und landet beim Empfänger wie gewohnt direkt im Postfach.
Aus der Praxis: Bei rund 90–95 % der ausgehenden E-Mails kann qTLS als sicherer Versandweg genutzt werden.
Für Mitarbeitende und Mandanten bedeutet das in der großen Mehrzahl der Fälle: kein Portalwechsel, kein Passwort und kein manueller Wechsel des Versandverfahrens.
Erfüllt der Empfänger die erforderlichen Voraussetzungen nicht oder verlangt der Schutzbedarf ein anderes Verfahren, greift die zentrale Versandlogik auf ein geeignetes Fallback zurück. In der Basisvariante kann dies beispielsweise ein verschlüsselter Anhang sein; in erweiterten Ausbaustufen lassen sich weitere Verfahren wie Web-Portal-Zustellung oder S/MIME einbinden.
So verbindet kanzleiSECUREMAIL einen möglichst einfachen E-Mail-Prozess mit dem jeweils erforderlichen Sicherheitsniveau.
Weitere Vorteile für Sie
Für Kanzleileitung und Partner
- einheitlicher Standard für vertrauliche Kommunikation
- weniger Abhängigkeit von Einzelentscheidungen
- digitaler Zustellnachweis für fristgebundene Kommunikation
- professionellerer Mandantenprozess
- 100 % DSGVO-konform und rechtlich abgesichert
Für Mitarbeitende
- Versand aus dem gewohnten E‑Mail-Prozess
- klare Leitplanken
- weniger Unsicherheit bei vertraulichen Inhalten
- weniger Rückfragen zu Passwörtern, Anhängen und Sonderwegen
Für Mandanten und Empfänger
- so wenig Zusatzaufwand wie möglich
- sichere Zustellung passend zur technischen Situation
- verständliche Fallback-Prozesse, wenn zusätzliche Schritte erforderlich sind
Einführung in bestehende Kanzleiprozesse
kanzleiSECUREMAIL setzt nicht voraus, dass bestehende Verfahren sofort ersetzt werden.
Bestehende Vorgaben, etablierte Passwortprozesse, verschlüsselte Anhänge oder vorhandene S/MIME-Szenarien können in eine zentrale Versandlogik eingeordnet und schrittweise weiterentwickelt werden.
Welche Verfahren konkret eingesetzt werden, hängt von Anforderungen, vorhandener Infrastruktur und gewählter Ausbaustufe ab.
Die Einführung erfolgt typischerweise entlang der vorhandenen Kommunikationsprozesse:
- Welche Informationen werden versendet?
- Welche Empfängergruppen gibt es?
- Welche Schutzanforderungen sollen gelten?
- Welche Fallbacks sind gewünscht?
- Welche Versand- und Zustellinformationen sollen dokumentiert werden?
So entsteht kein weiterer Sonderprozess, sondern die vorhandenen Versandverfahren werden in einem einheitlich administrierbaren Prozess zusammengeführt.
Schritt 1
Technische Vorbereitung
Wir nehmen proaktiv Kontakt zu Ihrem technischen Ansprechpartner auf, um das MXG für Sie einzurichten. Ihre E-Mail-Kommunikation wird dabei nicht gestört. Sie können normal weiterarbeiten.
Schritt 2
Ihr MXG
Ihr MXG läuft zunächst im Analysemodus. Dabei protokolliert es die erfassten Sicherheitsdaten Ihrer E-Mail-Empfänger. Wir übergeben das betriebsfähige Gateway an Sie und zeigen Ihnen, wie Sie es konfigurieren können.
Schritt 3
Aktivierung der gewünschten Sicherheit
Sobald die Analysephase abgeschlossen ist, werden die Sicherheitsregeln des MXG aktiviert. Das Gateway überprüft nun stets im Hintergrund, ob die notwendige Sicherheit gegeben ist, und blockiert jeden ggf. unsicheren Versand. Bei Fragen stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung.
Die Einrichtung erledigen wir mit den meisten Kanzleien in weniger als zwei Stunden
Max Wagner · ONBOARDING Manager
Aus der Praxis: sichere E-Mail-Kommunikation bei Schneider + Partner
Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Schneider + Partner setzt auf comcrypto MXG, die technische Basis von kanzleiSECUREMAIL, um die ausgehende E-Mail-Kommunikation mit Mandanten zentral abzusichern.
Dabei wird abhängig vom Schutzbedarf entschieden, welche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind. So kann unnötige PDF-Verschlüsselung vermieden werden, während sensible Inhalte weiterhin passend geschützt werden.
Mit comcrypto MXG haben wir die Möglichkeit, unnötige PDF-Verschlüsselung einzusparen.
Maximilian Anke · Geschäftsführer Schneider + Partner GmbH
Für wen ist kanzleiSECUREMAIL geeignet?
KanzleiSECUREMAIL ist insbesondere für größere Steuerberatungs-, Wirtschaftsprüfungs-, Rechtsanwalts- und Beratungsgesellschaften gedacht, die den sicheren E-Mail-Versand organisationsweit vereinheitlichen möchten.
Besonders relevant ist die Lösung für:
- Steuerberatungsgesellschaften
- Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
- Unternehmensberatungen
- gemischte Kanzlei- und Beratungshäuser
- Rechtsanwalts- oder interdisziplinäre Kanzleien mit zentralem Bedarf an sicherer Mandantenkommunikation
- Organisationen mit mehreren Teams, Standorten oder unterschiedlichen Mandantentypen
KanzleiSECUREMAIL in Ihrer Organisation einsetzen
Wenn sichere Mandantenkommunikation nicht länger von Einzelverfahren, Anhängen, Passwörtern oder manuellen Entscheidungen abhängen soll, lohnt sich der Blick auf eine zentrale Versandlogik.
Wir zeigen Ihnen, wie kanzleiSECUREMAIL in bestehende Kanzleiprozesse integriert werden kann – auf Basis Ihrer Empfängergruppen, Schutzanforderungen, vorhandenen Verfahren und gewünschten Ausbaustufe.
Entscheidend für Kanzleien ist, dass sichere Mandantenkommunikation im Alltag zuverlässig funktioniert – ohne unnötige Zusatzprozesse für Mitarbeitende und Empfänger.
Mario Grünert · Strategischer Compliance Manager
